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Konvertierung von Unterlagen

19.12.2018
Konvertierung von Unterlagen

Hinsichtlich der Konvertierung von Unterlagen in hauseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) im Rahmen der Archivierung waren nach bisherigem Stand grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Dabei war die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Künftig soll die Aufbewahrung beider Versionen bei Beachtung folgender Anforderungen nicht erforderlich sein (BMF, Entwurf der Neufassung der GoBD, IV A 4 - S-0316 / 14 / 10003-13, Rz. 129): 
• keine bildliche oder inhaltliche Veränderung
• kein Verlust sonstiger aufbewahrungspflichtiger Informationen
• Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige und verlustfreie Konvertierung liegt vor
• keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit und des Datenzugriffs.

Beide in den GoBD-E aufgenommenen Erleichterungen waren auch in den „Eingaben der Verbände zu Praxisproblemen bei der Anwendung der GoBD" enthalten. Weitere Anregungen, wie die Bereitstellung eines laufend zu aktualisierenden Verzeichnisses außersteuerlicher Aufzeichnungspflichten oder eines Verzeichnisses aufbewahrungspflichtiger Unterlagen wurden hingegen vom BMF nicht aufgenommen.

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