Neues Reisekostenrecht ab 2008
Im Rahmen der Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 hat die Bundesregierung u. a. einige Neuregelungen bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten getroffen. Die Finanzverwaltung unterscheidet bei beruflichen veranlassten Auswärtstätigkeiten zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit. Ab 2008 vereinheitlicht die Verwaltung diese Begrifflichkeiten als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“.
Damit liegt eine Auswärtstätigkeit nicht nur bei vorhandener regelmäßiger Arbeitsstätte vor, sondern auch bei typisch wechselnden Einsatzstätten und Fahrtätigkeit. Nach der derzeitigen Regelung können Arbeitgeber für eine Übernachtung ihrer Mitarbeiter während einer Dienstreise im Inland die tatsächlichen Kosten ohne Frühstück oder pauschal 20,00 EUR steuerfrei erstatten, wenn sie keinen Einzelnachweis vorlegen. Dies gilt auch, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind.
Für Auslandseinsätze kommen sogar Übernachtungspauschalen für die jeweiligen Länder zum Tragen. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für ein Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 EUR (ab 2008: 4,80 EUR) zu kürzen. Ab Januar 2008 gilt für Inlandsübernachtungen die gleiche Regelung wie für Übernachtungen im Ausland, wenn im Beleg ein Gesamtpreis ausgewiesen ist. Der Übernachtungspreis muss in diesem Fall um 20 % des inländischen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt werden.
Würde z. B. eine Hotelrechnung inklusive Frühstück über 100,00 EUR vorliegen, könnten nur 95,20 EUR steuerfrei ersetzt werden (abzüglich 20 % des Pauschbetrages von 24,00 EUR). Ist im Gesamtpreis auch ein Mittag- oder Abendessen enthalten, so sind jeweils 40 % des maßgeblichen Verpflegungspauschbetrages zu kürzen. Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet, können diese bei den Werbungskosten angesetzt werden.
Neu ist außerdem, dass in der Steuererklärung des Arbeitnehmers keinerlei Pauschalbeträge für Übernachtungen mehr angesetzt werden können (galt bisher nur für inländische Beträge). Es wird also ab 2008 regelmäßig ein Übernachtungsbeleg (Hotelrechnung o. ä.) zur Geltendmachung der Übernachtungskosten erforderlich sein, wobei in der Lohnabrechnung weiterhin pauschal gezahlt werden darf.
Verjährung der Ausgangsrechnungen
Ansprüche aus Rechnungen verfahren regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat.
Offenlegungspflicht für Jahresabschlüsse
Unternehmen drohen neue Sanktionen, wenn sie ihren Offenlegungspflichten nicht nachkommen. Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KGs sind seit Anfang 2007 dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2006 bis zum 31.12.2007 zu veröffentlichen. Dieses erfolgt im elektronischen Bundesanzeiger und nicht mehr beim örtlichen Handelsregister. Bei Unterlassung drohen Ordnungsgelder von 2.500 EUR bis 25.000 EUR. Die Ordnungsgelder können sowohl gegen die Gesellschaft festgesetzt werden als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer).
Hinweis: Zunächst wird das Ordnungsgeld nur angedroht. Danach hat die Gesellschaft sechs Wochen Zeit, die geforderten Unterlagen elektronisch einzureichen.
Einnahmenüberschussrechnung
Für Betriebe, die ihren Gewinn durch Einamenüberschussrechnung ermitteln, gelten die o. a. Grenzen bisher nicht; Sonderabschreibungen können hier bei Anschaffung bzw. Herstellung bis 31. Dezember 2007 ohne Beachtung von Größenmerkmalen in Anspruch genommen werden. Ab 2008 gelten für Sonderabschreibungen nach § 7 g EStG neue Regelungen. Besonders zu beachten ist, dass für Betriebe mit Einnahmeüberschussrechnung (z. B. bestimmte Selbständige oder Freiberufler) künftig eine Gewinngrenze von 100.000 EUR gilt. Betriebe mit Einnahmeüberschussrechnung, die diese Gewinngrenze überschreiten und bereits eine Ansparrücklage für eine geplante Investition gebildet haben, sollten daher ggf. die Anschaffung des Wirtschaftsguts bis zum Ende des Jahres 2007 vornehmen, um die Inanspruchnahme der Sonderabschreibungen sicherzustellen. Dies gilt im Jahr der Betriebseröffnung auch, wenn zuvor keine Ansparrücklage gebildet wurde.
Lohnsteuerkarte oder Pauschalbesteuerung
Ab dem 1. Januar 2008 beträgt der Grundfreibetrag wie bisher 7.664 EUR (bei Ehegatten 15.329 EUR). Bedeutung hat die Höhe des Grundfreibetrags z. B. bei der Prüfung, ob statt einer geringfügigen Beschäftigung mit Pauschalbesteuerung eine Beschäftigung mit Lohnsteuerkarte in Betracht kommt, da z. B. bei Monatslöhnen in der Steuerklasse I bis zu 898,65 EUR keine Lohnsteuer anfällt.
2008: Wegfall der Drei-Monats-Frist bei Dienstreise
Tatsächliche Fahrtkosten oder die Reisekostenpauschale mit 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer sowie Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sind bei einer Auswärtstätigkeit von über drei Monaten nach den neuen Lohnsteuerrichtlinien 2008 in der tatsächlich angefallenen Höhe ansetzbar. Lediglich bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bleibt es bei der Begrenzung auf drei Monate.
Hinweis: Der Bundesrat hat zwischenzeitlich den Neuregelungen im Reisekostenbereich zugestimmt.
Keine neue Pendlerpauschale
Die Bundesregierung hält nach einer Vereinbarung in der Koalition an der Abschaffung der Pendlerpauschale nicht fest. Es bleibt damit bei der seit dem 1. Januar geltenden Rechtslage, wobei Fahrtkosten erst ab dem 21. Entfernungskilometer abziehbar sind. Nach Aussage der Bundesregierung kann dennoch ein Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden; betont wird aber, dass dies auf eigenem Risiko beruht.
