Haben Sie nicht eigentlich auch schon mal gefragt wer, wieso, wann und welche Bücher geführt müssen?
Antworten auf die am häufigst gestellten Fragen finden Sie hier !
Wer muß eigentlich seine Buchhaltung machen?
In welchem Umfang eine Buchführung zu erstellen ist hängt zum einen von der Verpflichtung aufgrund von handelsrechtlichen oder steuerrechtlichen oder auch anderen Vorschriften ab.
Zum anderen sollte jeder Unternehmer auch über die Vermögens- und Ertragssituation informiert sein. Von dieser hängen schließlich einige Entscheidungen ab, die während der Geschäftstätigkeit getroffen werden müssen (Preise, Personalfragen, Investitionen, Liquidität).
Wer ist nach HGB zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet?
"Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen ..." (§ 238 HGB)
"Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen ..."
"Er hat demnächst für den Schluß eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. ..." (§ 240 HGB)
"Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluß eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluß (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. ..." (242 HGB)
Wer ist Kaufmann?
Es gibt verschiedene Arten von Kaufleuten. Sogenannte Ist-Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben (§ 1 HGB). Sogenannte Sollkaufleute, die ein handwerkliches oder ein sonstiges gewerbliches Unternehmen betreiben, das nicht schon unter § 1 fällt.
(§ 2 HGB) Sogenannte Kann-Kaufleute, die ins Handelsregister eingetragen sind.
- Betriebe der Land - und Forstwirtschaft (§ 3 HGB). Der sogenannte Scheinkaufmann, der zu Unrecht im Handelsregister eingetragen ist (§ 5 HGB).
Gäbe es nicht noch einen § 1 Abs. 2 im HGB müßten so gut wie alle, die sich in irgendeiner Form gewerblich betätigen Bücher führen und jährlich Abschlüsse aufstellen.
Dieser regelt jedoch den sogenannten Minderkaufmann.
Dort heißt es sinngemäß, dass diejenigen keine Kaufleute sind, deren Gewerbebetrieb nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordern.
Was heißt das konkret?
Bei der Beurteilung der Frage ob der Betrieb nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, hängt vom Gesamtbild der Verhältnisse ab.
Kriterien sind:
- Umsatz,
- Personal,
- Anzahl der Betriebstätten,
- Geschäftsbeziehungen auch mit dem Ausland u.s.w.
Ein Kriterium allein genügt nicht. So sind Unternehmen mit größerem Umsatz durch die Rechtsprechung als Minderkaufleute eingestuft worden (Bundeswehrkantine 250 T€; Süßwarengroßhandel 100 T€ mit ca. 80 festen bar zahlenden Kunden).
Das Minderkaufleute aufgrund steuerlicher Vorschriften zur Buchführung verpflichtet werden können wurde weiter oben bereits behandelt.
Was heißt Pflicht zur Führung von Büchern?
D. h. i. d. R. doppelte Buchführung. Einige grundsätzliche Fragen der doppelten Buchführung:
Doppelte Buchführung heißt es, da jeder Geschäftsvorfall sozusagen zweimal (einmal im SOLL und einmal im HABEN), auf zwei Konten, verbucht wird. Es wird die Kasse und die Bank gebucht.
Arten von Konten
Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Konten
- Bestandskonten und - Erfolgskonten.
Die Bestandskonten sind wiederum unterteilt in Aktivkonten und Passivkonten. Diese Unterteilung ist sinnvoll, da eine Zusammenfassung aller Konten einen Jahresabschluß, bestehend aus Bilanz und Gewinn und Verlustrechnung ergeben soll.
Was ist eigentlich eine Bilanz und ein Gewinn- und Verlustrechnung?
Bilanz
Die Bilanz ist eine Vermögensaufstellung zu einem bestimmten Stichtag. I. d. R. zum 31. Dezember / 01. Januar eines jeden Jahres.
Die Gewinn - und Verlustrechnung ist eine Darstellung der Ertragslage des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg. I. d. R. vom 01. 01. bis 31. 12. eines jeden Jahres.
Die Bilanz ergibt sich quasi aus der Inventur zum 31. Dezember, da dort alle Vermögensgegenstände körperlich aufgenommen werden, ebenso die Schulden.
Beispiel
Ein Möbeleinzelhändler hat ein Ladenlokal. Zum 31. Dezember schließt er sein Geschäft, damit er in Ruhe seine Inventur machen kann.
Er geht durch den Laden (angefangen vorn an der Tür bis hinten ins Büro) und notiert sich alle Gegenstände, die ihm gehören und die er betrieblich nutzt (Betriebsvermögen).
1 Schrank Kiefer (zum Verkauf)
1 Tisch furniert dunkelbraun (zum Verkauf)
1 Stuhl Biedermeier etc.
1 Verkaufstresen (Anlagevermögen),
1 Computer Pentium (Anlagevermögen) etc.
Anschließend sucht er sich die Anschaffungskosten der betreffenden Gegenstände und bewertet zu Nettoeinkaufspreisen (d. h. ohne Ust). Aus den Akten in seinem Büro erstellt er die Inventur bei den Forderungen und Verbindlichkeiten.
Es ist also so :
auf der Aktivseite der Bilanz erscheinen alle Vermögenswerte und
auf der Passivseite alle Schulden und das Eigenkapital.
Anders gesagt:
auf der Passivseite steht die Mittelherkunft (Fremdfinanzierung oder Finanzierung aus eigenen Mitteln) und
auf der Aktivseite die Mittelverwendung.
In unserer obigen Bilanz fehlen noch bestimmte Posten, die mit Hilfe der körperlichen Bestandsaufnahme nicht erfaßt werden können. So z. B. Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen. Dies wird i. R. d. Abschlußerstellung berücksichtigt.
Auch die Abschreibung des Anlagevermögens erfolgt i. R. d. Abschlußerstellung.
Gewinn - und Verlustrechnung
Die G und V ist eine Aufstellung aller Erträge und aller Aufwendungen in einem Kalenderjahr.
Die Zuordnung erfolgt im Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit.
Personalkosten von Januar bis Dezember,
Januar bis Dezembermiete,
KFZ-Steuer für das entsprechende Jahr, unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung.
Die Gewinn - und Verlustrechnung bildet quasi ein Unterkonto zur Bilanz. Sie geht in diese ein und sie ist Bestandteil der Bilanz (was auch so sein muß, da Gewinne und Verluste die Vermögenslage beeinflussen).
Zurück zu den Konten.
Die Bilanz und die GuV gliedern sich in einzelne Positionen und Unterpositionen
(Anlagevermögen - Sachanlagen ; Personalkosten - gesetzliche soziale Aufwendungen).
Diese Positionen setzen sich wiederum aus verschiedenen Konten zusammen
(Anlagevermögen - Sachanlagen - Kto. PKW oder LKW oder Ladeneinrichtung).
Die Konten werden im laufenden Jahr bebucht. So z. B. ein neuer PKW A4 wird gekauft und bar bezahlt.
Buchung : Konto PKW und Konto Bank .
Die Aktivseite der Bilanz ändert sich in der Summe nicht. Die Zusammensetzung des Vermögens hat sich lediglich geändert. Der Bankkontostand wurde kleiner. Dafür ist nun ein PKW vorhanden (mit dem Nachteil, daß dieser sich abnutzt ; mit dem Vorteil, daß sich durch diesen der Umsatz erhöht-. Hoffentlich).
Man nennt eine solche Buchung Aktivtausch (ein Teil der Aktivseite erhöht sich ein anderer verringert sich).
Umgekehrt gibt es auch den Passivtausch (ein Teil der Schulden wird größer, ein anderer kleiner).
Eine weitere Buchungsart ist der Aktiv- Passivtausch. Das Auto wird z. B. über Vollfinanzierung gekauft.
Buchung : A4 an Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
Die Aktivseite wurde größer die Passivseite (dabei die Schulden) jedoch ebenso.
Es entsteht weder ein Gewinn noch ein Verlust.
Oder : ein Ratenkredit, Ratenzahlung Monat Mai,
Buchung : Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten an Bankkonto
Die Aktivseite und die Passivseite wurden kleiner. Die Schulden haben sich verringert und auch der Bankbestand wurde kleiner. Die Vermögenslage ist unverändert. Es entsteht weder Gewinn, noch Verlust, da hierzu ein Vermögenszuwachs oder ein Vermögensverlust erforderlich ist.
Wie werden die Belege sortiert?
Gebucht wird in sogenannten Buchungskreisen. Dementsprechend sind auch die Belege zu sortieren.
1. Buchungskreis : KASSE
2. Buchungskreis : BANK
3. Buchungskreis : FORDERUNGEN
4. Buchungskreis : VERBINDLICHKEITEN
Die Einteilung ist deshalb sinnvoll, weil ein Konto (Buchung immer Konto an Gegenkonto) pro Buchungskreis i. d. R. gleich bleibt. Lediglich das Gegenkonto ändert sich.
Für die Kasse ist ein Kassenbuch zu führen (s. Anlage). Dort werden alle baren Zahlungsein- und - ausgänge erfaßt, d. h. z. B. Porto, Benzin - außer bei Kreditkartenzahlung u. ä.. Hinter dem Kassenbuch werden die Belege nummeriert und chronologisch sortiert abgelegt (die aktuellste Rechnung liegt ganz oben).
Ähnlich geht es bei der Bank. Alle Kontoauszüge werden chronologisch sortiert und dahinter (hinter den einzelnen Kontoauszug) werden die Belege abgelegt. Wichtig ist, das zu jeder Veränderung auf dem Bankkontoauszug, zu jeder Buchung auch ein Beleg eingereicht wird bzw., z. B. bei Privatentnahmen , genau getextet wird, um was es sich handelt.
Ansonsten ist es dem Buchhalter nicht möglich den Vorgang zu verbuchen.
Forderungen
Hier werden die noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen erfaßt. Chronologische Ablage - unten liegt die Rechnung vom 1.1. und ganz oben die aktuellste.
Bei Zahlungseingang wird die Rechnung umsortiert - hinter den entsprechenden Bankauszug.
Es ist ein Rechnungsausgangsbuch zu führen.
Verbindlichkeiten
analog zu den Forderungen
Die Grundlage für die Buchhaltung sind also vier Stapel Belege.
Diese werden kontiert. In meinem Büro wird je nach Unternehmensgröße und Form die Kontierung auf den Originalbelegen, dem Kassenbuch, einer Buchungsliste oder nur auf der Primanota erfaßt. Anschließend werden die Buchungslisten in den PC eingegeben und daraus werden die diversen Auswertungen erstellt.
